Ansök om utlämnande

I enlighet med offentlighetsprincipen lämnar regionen ut personuppgifter som inte är sekretessbelagda. Förfrågningar om utlämnade av personuppgifter ska handläggas enhetligt och rättssäkert. Vid utlämnande av personuppgifter för forskning har regionen därför en centraliserad handläggning fram till beslut. Om uppgifter inte lämnas ut kan beslutet överklagas.

Rutin

Steg ett

Ansökan om utlämnande av personuppgifter görs av huvudansvarig forskare (Principal Investigator, PI) via en blankett som skrivs ut, signeras, scannas och mejlas in tillsammans med de bilagor som krävs (se nedan) i PDF-format. Alternativet är att formuläret skrivs ut och signeras och att både formulär och bilagor skickas in med vanlig postgång (se adress nedan). Formuläret mejlas tillsammans med underlaget till 
funktionsadressen som finns under kontakter.

________________________

Formulär på svenska respektive engelska:

Ansökan om utlämnande av personuppgifter för forskning

Application for information release (research purposes)

I de fall ansökan skickas per post är adressen:

Region Dalarna
Att: Karin Björling, FoUI
Kristinegatan 8
791 37 Falun
________________________

Steg två

Inkommen ansökan diarieförs. Därefter görs en initial genomläsning av ansökan. Det förekommer ofta att huvudansvarig forskare kontaktas för att säkerställa att vi förstått ansökan korrekt och för att efterfråga ytterligare underlag. Ibland kan detta pågå under en längre tid om ansökan är särskilt komplicerad. 

För att ansökan ska kunna behandlas behöver den vara komplett och innehålla:

• Följebrev som presenterar projektet, forskare och eventuell annan kontaktperson inklusive kontaktuppgifter
• Utförlig variabellista samt var i etikansökan dessa variabler finns beskrivna
• Tidsintervall för de personuppgifter ansökan avser
• Alla etikprövningshandlingar i final version (grundansökan, amendments, bilagor och beslut i den signerade versionen) gärna i en och samma pdf
• Projektplan skriven för fackmän (ingår ofta som bilaga i grundansökan.)
• I förekommande fall, utlämnandebeslut från nationella register/SCB/Socialstyrelsen/annat
• I förekommande fall, PUB-avtal eller sekretessavtal gällande projektet
• I förekommande fall, Personnummerlista (OBS! Denna ska inte skickas per mejl, skickas med rekommenderad post, se ovan.)

Steg tre

Ett yttrande från berörda chefer inhämtas. Dataägande chef får meddela i vilka system eller var de önskade personuppgifterna kan återfinnas samt uppskatta hur lång arbetstid som krävs för datauttaget samt vem som skulle kunna genomföra det. Det här steget kan ta tid om verkställandet av ärendet kräver utredning.

Steg fyra

Efter att alla yttranden kommit in sammanställer handläggaren ärendet och lägger det till nästkommande möte med granskningsgruppen. Under mötet genomförs en så kallad sekretess- och menprövning och gruppen diskuterar om ansökan följer gällande lagar, policys och riktlinjer och om den personuppgiftshantering som beskrivits i etikprövningen är juridiskt hållbar.

Steg fem

Granskningsgruppen rekommenderar att ansökan om utlämnande verkställs eller avslås. Beslut om utlämnande fattas av FoUI-direktör (Head of Research, Education and Innovation) FoUI-direktören är behörig företrädare för huvudmannen i forskningsfrågor (Representative for the Research Authority) och har därför blivit delegerad rätten att fatta beslut i utlämnandeärenden.

Vid beslut om verkställande får forskaren en offert på kostanden för arbetstid. Den accepteras eller avslås skriftligen. Vid accept lämnas ärendet vidare till berörd klinik/enhet, som utsetts att verkställa utlämnandet. 

Vid avslag på ansökan om utlämnande erbjuds sökanden ett formellt överklagbart beslut med motivering från Rättsavdelningen. Avslaget kan då överklagas till Kammarrätten.

Tips inför ansökan

Tidsramar

Skicka in din ansökan i god tid. Speciellt ifall omständigheterna kring datauttaget är sådana att det kräver utredning, samråd och analys av mer komplex karaktär. Då kan handläggningen av ärendet bli tidskrävande.

Avgifter

Avgiftsbeläggande av datauttag i forskningssyfte gäller ansökningar inkomna från och med 1 januari 2025. Mer information finns på den här sidan

Sida om avgiftsbeläggande

Specificera din ansökan väl

Det är viktigt att du beskriver mycket väl vilka personuppgifer du önskar få ut till ditt forskningsprojekt. En variabellista ska skickas med. Den ska vara så detaljerad att den som ska verkställa hämtar rätt uppgifter. Endast uppgifter som stämmer överens med etikprövningshandlingarna kommer att lämnas ut.